Ve smyslu obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) má správce osobních údajů (SVJ, BD a FO) povinnost poskytnout subjektům údajů (vlastníkům nebo uživatelům jednotek) v GDPR stanovené informace. Informace musí správce osobních údajů poskytnout písemně, přičemž GDPR považuje i elektronickou formu za písemnou, informace lze tedy zaslat např. e-mailem.
Způsoby získání osobních údajů
Výčet povinně poskytovaných informací se liší v závislosti na tom, zda byly zpracovávané osobní údaje získány přímo od vlastníka nebo uživatele jednotky jako nositele těchto údajů, nebo zda byly získány jiným způsobem.
SVJ, BD a FO jako správci osobních údajů získávají osobní údaje vlastníků nebo uživatelů jednotek obojím způsobem:
- Přímo od dané osoby - např. uvedením identifikačních údajů pro účely vedení seznamu členů SVJ nebo BD, pro účely uzavření nájemní smlouvy, nebo nahlášením počtu osob v domácnosti
- Z jiných zdrojů - např. katastr nemovitostí, veřejné rejstříky, banka pro účely evidence plateb
Povinné informace
GDPR udává přesný výčet informací, které musí správce osobních údajů poskytnout:
- totožnost a kontaktní údaje správce
- účel a právní základ zpracování
- kategorie příjemců osobních údajů
- doba uložení osobních údajů
- práva subjektu údajů na opravu, výmaz, omezení zpracování a přístup k osobním údajům
- právo podat námitku proti zpracování nebo podat stížnost u dozorového orgánu (ÚOOÚ)
Právo na přístup k osobním údajům
Vlastníci a uživatelé jednotek jako subjekty osobních údajů mají dle GDPR rovněž právo na přístup k jejich osobním údajům. Přístupem k osobním údajům se rozumí oprávnění subjektu údajů na svou žádost získat od správce údajů potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány.
Lhůta pro vydání potvrzení činí nejvíce jeden měsíc, může však být s ohledem složitost nebo počet žádostí prodloužena o další dva měsíce.
Jak pro povinnost správce údajů poskytnout informace, tak pro uplatnění práva na přístup k osobním údajům platí, že musí být správcem činěny bezplatně.